Odzyskaj czas i spokój: Twoje wsparcie w codziennych sprawach

1. Informacje Podstawowe

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług organizacji spraw życiowych drogą elektroniczną przez Klaudię Rogóż prowadzącą nierejestrowaną działalność gospodarczą pod nazwą "Trust Buds" z siedzibą w Łukanowicach 244, 32-830 Wojnicz, zwaną dalej „Usługodawcą”.
Dane kontaktowe Usługodawcy: contact@trustbuds.pl, +48 570 075 771.
Usługi świadczone są online na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, z zastrzeżeniem, że obowiązującym prawem jest prawo polskie.

2. Definicja Usługi

Usługa organizacji spraw życiowych polega na wsparciu Klienta indywidualnego w porządkowaniu spraw osobistych, pilnowaniu terminów, wysyłaniu przypomnień oraz świadczeniu ogólnego wsparcia administracyjno-organizacyjnego. Usługa ma na celu odciążenie Klienta w codziennych obowiązkach organizacyjnych i zwiększenie jego efektywności w zarządzaniu czasem i zadaniami.
Usługi świadczone przez Usługodawcę mają wyłącznie charakter administracyjno-organizacyjny. W żadnym wypadku nie stanowią one:

- porady prawnej,
- porady podatkowej,
- porady finansowej,
- porady medycznej,
- porady psychologicznej.

Usługodawca nie jest uprawniony do świadczenia ww. rodzajów porad i nie ponosi odpowiedzialności za decyzje Klienta podjęte w oparciu o informacje uzyskane w ramach świadczonych usług, które mogłyby być interpretowane jako porady specjalistyczne. Klient jest świadomy i akceptuje, że wszelkie decyzje wymagające specjalistycznej wiedzy (prawnej, podatkowej, finansowej, medycznej, psychologicznej) powinien podejmować po konsultacji z odpowiednimi, uprawnionymi do tego specjalistami.

3. Zakres Odpowiedzialności

1. Ostateczne Decyzje Klienta: Klient jest jedynym i wyłącznym podmiotem podejmującym ostateczne decyzje dotyczące jego spraw. Usługodawca świadczy jedynie wsparcie organizacyjne i administracyjne, nie ingerując w merytoryczną stronę decyzji Klienta.
2. Wyłączenie Odpowiedzialności za Skutki Decyzji: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki, w tym szkody, wynikające z decyzji podjętych przez Klienta, nawet jeśli decyzje te zostały podjęte w oparciu o informacje lub sugestie organizacyjne przekazane przez Usługodawcę. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania.
3. Ograniczenie Odpowiedzialności Usługodawcy: Odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona wyłącznie do należytej realizacji usługi zgodnie z jej opisem zawartym w niniejszym Regulaminie oraz wybranym planie abonamentowym. Usługodawca zobowiązuje się do działania z należytą starannością, jednakże nie gwarantuje osiągnięcia konkretnych rezultatów, które są zależne od wielu czynników, w tym od współpracy Klienta i okoliczności zewnętrznych.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub niewykonanie usługi wynikające z przyczyn leżących po stronie Klienta, w szczególności z braku terminowego dostarczenia niezbędnych informacji lub dokumentów.

4. Plany Abonamentowe i Limity Aktywnych Spraw

Usługodawca oferuje następujące plany abonamentowe, różniące się zakresem usług i limitami aktywnych spraw:
- Plan Basic: Cena 79 zł brutto / miesiąc lub 699 zł brutto / rocznie; Zawartość pakietu: Onboarding, podstawowy pakiet spraw, przypomnienia o terminach, 1-2 aktywne sprawy miesięcznie, kontakt asynchroniczny, stały nadzór nad porządkiem spraw.

- Plan Standard: Cena 179 zł brutto / miesiąc lub 1599 zł brutto / rocznie; Zawartość pakietu: Wszystkie elementy niższego pakietu, porządkowanie trwających spraw klienta, pilnowanie terminów + follow-up, 3–4 aktywne sprawy miesięcznie, regularny kontakt asynchroniczny.

- Plan Premium: Cena 259 zł brutto / miesiąc lub 2299 zł brutto / rocznie; Zawartość pakietu: Wszystkie elementy niższych pakietów, systemowe porządkowanie spraw, bieżąca organizacja i domykanie tematów, przypomnienia o terminach i pilnowanie realizacji, 6–7 aktywnych spraw miesięcznie, 1 rozmowa organizacyjna / miesiąc (30–45 min), wsparcie decyzyjne.

- Plan Bussiness: Cena 449 zł brutto / miesiąc lub 3999 zł brutto / rocznie; Zawartość pakietu: Wszystkie elementy niższych pakietów, priorytetowa obsługa, 10–15 aktywnych spraw miesięcznie, stały kontakt (asynchroniczny + głosowy), 2 rozmowy organizacyjne / miesiąc (30-45 min), pełna odpowiedzialność za dopilnowanie, planowanie długofalowe.

1. Aktywna Sprawa: Limit aktywnych spraw oznacza maksymalną liczbę spraw, nad którymi Usługodawca aktywnie pracuje w danym miesiącu rozliczeniowym w ramach wybranego planu abonamentowego.
2. Przekroczenie Limitu: W przypadku, gdy Klient zgłosi liczbę spraw przekraczającą limit określony dla jego planu abonamentowego, Usługodawca poinformuje Klienta o konieczności:
- zmiany planu abonamentowego na wyższy,
- lub uiszczenia dodatkowej opłaty za każdą sprawę ponad limit, zgodnie z aktualnym cennikiem Usługodawcy.

Koszt pojedynczej sprawy dodatkowej wynosi 50 PLN brutto, chyba że strony ustalą inaczej ze względu na szczególny stopień złożoności sprawy. Realizacja spraw ponadlimitowych następuje po potwierdzeniu przez Klienta akceptacji dodatkowych kosztów.

5. Definicja „Sprawy”

1. Sprawa: Przez „sprawę” rozumie się jasno określoną, pojedynczą jednostkę zadaniową lub problematyczną, która wymaga wsparcia organizacyjnego lub administracyjnego ze strony Usługodawcy. Sprawa musi mieć wyraźnie zdefiniowany cel i zakres działania.
2. Przykłady Spraw: Przykładami spraw mogą być: umówienie wizyty u lekarza, przypomnienie o opłaceniu rachunku, zorganizowanie dokumentów do urzędu, umówienie przeglądu u mechanika, sprzedaż samochodu, znalezienie oraz umówienie zajęć dla dziecka, wyszukanie informacji o konkretnym produkcie / usłudze, zaplanowanie i zamówienie podróży, uporządkowanie skrzynki e-mail.
3. Złożone Procesy: Złożone procesy lub projekty, które składają się z wielu etapów lub wymagają długotrwałego zaangażowawnia, mogą być traktowane jako wiele odrębnych spraw lub dzielone na mniejsze, jasno określone etapy, z których każdy stanowi osobną sprawę w ramach limitu abonamentowego. Usługodawca i Klient wspólnie ustalają podział złożonych procesów na pojedyncze sprawy początkiem miesiąca abonenckiego.

6. Zasady Komunikacji

1. Dozwolone Kanały Kontaktu: Komunikacja między Klientem a Usługodawcą odbywa się za pośrednictwem następujących kanałów: [poczta elektroniczna, WhatsApp, telefon (w ramach rozmów przewidzianych w planie)]. Inne formy kontaktu wymagają wcześniejszego uzgodnienia.
2. Brak Dostępności 24/7: Usługodawca nie gwarantuje dostępności 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Usługi świadczone są w standardowych godzinach roboczych, tj. od 9:00 do 17:00 od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
3. Czas Reakcji: Czas reakcji Usługodawcy na zapytania Klienta jest zależny od wybranego planu abonamentowego i wynosi:
Basic: Do 48 godzin roboczych.
Standard: Do 24 godzin roboczych.
Premium: Do 12 godzin roboczych.
Bussiness: Priorytetowa obsługa, do 4 godzin roboczych.

7. Wymagania Techniczne

1. Do prawidłowego korzystania z usług niezbędne jest posiadanie przez Klienta:
- dostępu do urządzenia z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet, smartfon);
- aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge);
- aktywnego konta poczty elektronicznej;
- w przypadku komunikacji głosowej – sprawnego mikrofonu i głośników/słuchawek.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne lub ograniczenia w korzystaniu z usług wynikające z niewłaściwego sprzętu lub oprogramowania Klienta, braku dostępu do Internetu lub innych przyczyn leżących po stronie Klienta.

8. Onboarding i Współpraca

1. Obowiązki Klienta: Klient zobowiązuje się do aktywnej współpracy z Usługodawcą, w szczególności do terminowego dostarczania wszelkich niezbędnych informacji, dokumentów oraz wyjaśnień, które są wymagane do prawidłowej realizacji usługi. Klient ponosi odpowiedzialność za prawdziwość i kompletność przekazywanych danych.
2. Wpływ Opóźnień Klienta: Opóźnienia w dostarczaniu informacji lub brak współpracy ze strony Klienta mogą skutkować opóźnieniami w realizacji usługi lub jej niemożnością. W takich przypadkach Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wynikłe z tego konsekwencje.
3. Zasada Współodpowiedzialności: Klient i Usługodawca działają na zasadzie współodpowiedzialności za efektywność procesu organizacji spraw. Sukces w realizacji celów zależy od zaangażowania obu stron.

9. Płatności i Rozliczenia

1. Ceny: Ceny poszczególnych planów abonamentowych są określone w punkcie 4 niniejszego Regulaminu. Wszystkie ceny są cenami brutto i są wyrażone w Polskich Złotych (PLN).
2. Cykle Płatności: Opłaty za usługi pobierane są z góry, w cyklach miesięcznych lub rocznych. Pierwsza płatność następuje w momencie aktywacji planu abonamentowego, a kolejne w analogicznym dniu każdego kolejnego miesiąca lub roku.
3. Brak Zwrotu za Niewykorzystany Czas: W przypadku rezygnacji z usługi w trakcie trwania opłaconego okresu abonamentowego, Klientowi nie przysługuje zwrot opłaty za niewykorzystany okres. Usługa pozostaje aktywna do końca opłaconego cyklu rozliczeniowego.
4. Skutki Braku Płatności: Brak terminowej płatności za usługę skutkuje wstrzymaniem świadczenia usług przez Usługodawcę do momentu uregulowania zaległości. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku długotrwałego braku płatności.
5. Zmiana Cen: Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cen planów abonamentowych oraz cen za dodatkowe sprawy. O każdej zmianie cen Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną na adres e-mail podany przy rejestracji lub w profilu Klienta, z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed wejściem w życie nowych cen. W przypadku braku akceptacji nowych cen, Klient ma prawo wypowiedzieć umowę o świadczenie usług ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Brak wypowiedzenia umowy w wyznaczonym terminie oznacza akceptację nowych cen.

10. Procedura Reklamacyjna

1. Klient ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej świadczonych usług w terminie 14 dni od dnia, w którym usługa została wykonana nieprawidłowo lub od dnia, w którym Klient dowiedział się o nieprawidłowości.
2. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres contact@trustbuds.pl i zawierać:
- imię i nazwisko Klienta;
- adres e-mail Klienta;
- opis przedmiotu reklamacji oraz okoliczności uzasadniające reklamację;
- oczekiwania Klienta w związku ze złożoną reklamacją.
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną na adres e-mail podany w reklamacji.
4. W przypadku, gdy reklamacja nie zawiera danych umożliwiających identyfikację Klienta lub dokładne określenie przedmiotu reklamacji, Usługodawca wezwie Klienta do jej uzupełnienia w terminie 7 dni. Brak uzupełnienia reklamacji w wyznaczonym terminie może skutkować pozostawieniem reklamacji bez rozpoznania.

11. Czas Trwania i Rozwiązanie Umowy

1. Umowa Abonamentowa: Umowa o świadczenie usług zawierana jest na czas nieokreślony w formie abonamentowej.
2. Okres Wypowiedzenia: Klient może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, bez podawania przyczyny. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej (np. e-mail) i powinno zostać wysłane na adres contact@trustbuds.pl.
3. Rozwiązanie Umowy przez Usługodawcę: Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy z Klientem w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu przez Klienta, w szczególności w przypadku braku współpracy uniemożliwiającej świadczenie usługi, dostarczania fałszywych informacji lub długotrwałego braku płatności.

12. Dane Osobowe (RODO)

1. Administrator Danych Osobowych: Administratorem danych osobowych Klienta jest Usługodawca: Trust Buds.
2. Cel i Zakres Przetwarzania: Dane osobowe Klienta przetwarzane są wyłącznie w celu prawidłowej realizacji usług określonych w niniejszym Regulaminie, w tym w celu komunikacji, rozliczeń oraz zarządzania kontem Klienta. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane rozliczeniowe oraz informacje niezbędne do realizacji konkretnych spraw Klienta.
3. Poufność: Usługodawca zobowiązuje się do zachowania pełnej poufności wszelkich informacji i danych osobowych Klienta, uzyskanych w związku ze świadczeniem usług. Dane te nie będą udostępniane osobom trzecim, chyba że będzie to niezbędne do realizacji usługi (np. przekazanie danych do urzędu na wyraźne polecenie Klienta) lub wymagane przepisami prawa.
4. Podstawy Prawne: Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy, np. podatkowych). W zakresie danych przekazanych dobrowolnie, podstawą może być zgoda Klienta (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
5. Prawa Klienta: Klientowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

13. Postanowienia Końcowe

1. Zmiany Regulaminu: Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak zmiany w przepisach prawa, zmiany w zakresie świadczonych usług, zmiany technologiczne. O każdej zmianie Regulaminu Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną na co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.
2. Prawo Właściwe: Prawem właściwym dla niniejszego Regulaminu oraz umów o świadczenie usług jest prawo polskie.
3.Rozstrzyganie Sporów: Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu lub umów o świadczenie usług będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy [lub sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Klienta, jeśli Klient jest konsumentem].
4. Siła Wyższa: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, takich jak: klęski żywiołowe, awarie systemów teleinformatycznych, działania wojenne, akty terrorystyczne, strajki, decyzje organów władzy publicznej, pandemie, epidemie oraz inne zdarzenia o charakterze siły wyższej, których nie można było przewidzieć ani zapobiec.
5. Zakaz Działań Niezgodnych z Prawem: Klient zobowiązuje się do korzystania z usług Usługodawcy w sposób zgodny z obowiązującym prawem, zasadami współżycia społecznego oraz dobrymi obyczajami. Klientowi zabrania się dostarczania treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających prawa osób trzecich, obraźliwych, wulgarnych lub nawołujących do nienawiści. W przypadku naruszenia tego postanowienia, Usługodawca ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z Klientem.
6. Wejście w Życie: Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 25.01.2026 r.

Regulamin Świadczenia Usług Organizacji Spraw Życiowych